Formulare

In der Formularverwaltung in den Stammdaten alle möglichen Formulare angelegt, die später für die Dokumente zur Verfügung stehen und mit einem Such-Tag und einem Sicherheitstag versehen.

Die Such-Tags werden später ebenfalls in die erstellten Dokumente übernommen. Mögliche Such-Tags werden in den Hilfslisten Hilfslisten: Such-Tag angelegt.

Die Sicherheits-Tags beschränken die Auswahl im Zusammenhang mit der Benutzerverwaltung. Ein Benutzer ohne das Sicherheits-Tag "Geschäftsführung" kann einen Formular mit dem Sicherheits-Tag "Geschäftsführung" nicht sehen und kein entsprechendes Dokument erstellen.

Formulartypen

Formulare werden dabei unterteilt in 3 Typen:

1. Allgemein
   können bei Adressen, Kontakten und Projekten verwendet werden
2. Projekt
   können nur in Projekten verwendet werden.
3. Projektdokumentation
   können nur in Projekten verwendet werden. Diese Formulare stehen im Notizbereich des Projektes zur Verfügung

Die Formulare können mit Word oder der integrierten Textverarbeitung erstellt und bearbeitet werden

Formularfelder in Word einfügen

Klicken Sie STRG und F9 um ein neues Formularfeld in Word einzufügen. Es werden zwei geschweifte Klammern eingefügt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste zwischen die Klammern und wählen aus dem Menü Feld bearbeiten.

Wählen Sie die Kategorie Seriendruck und das Feld MergeField  und geben Sie dann im Feld Feldname den Platzhalter im Beispiel HIS:ERGEBNIS ein.

Besonderheit Datumsfelder

Ein Datumsplatzhalter wie zum Beispiel das Geburtsdatum wird immer als Datum mit Uhrzeit übergeben, unabhängig ob es eine Uhrzeit dazu gibt oder nicht.

Dann sieht der Platzhalter so aus { MERGEFIELD KLI:GEBDATUM } und das Ergebnis ist 15.06.2015 00:00:000

Hier ist es möglich die gewünschte Formatierung mit anzugeben. Dabei kommt hinter den Platzhalter noch \@ „Wunschformatierung“

{ MERGEFIELD KLI:GEBDATUM \@ "dd.MM.yyyy" } = 15.06.2015

{ MERGEFIELD KLI:GEBDATUM \@ "dddd, d. MMMM yyyy" } = Montag, 15. Juni 2015

{ MERGEFIELD KLI:GEBDATUM \@ "d. MMMM yyyy" } = 15. Juni 2015

Platzhalter

Ein Platzhalter besteht immer aus einem Präfix und einer Detailinformation.

Die Präfix HIS bezieht sich immer auf die ausgewählte Adresse an die das Dokument versendet werden soll.

Im Beispiel wurde der Kontakt Viktor Vellbert des Jugendamtes gewählt

Im Dokumentenfenster wird nun noch der Betreff eingetragen und eventuell die Grussformel, wenn diese nicht im Adressdatensatz hinterlegt ist. Auch die Adresse kann manuell noch angepasst werden.

Die Platzhalter HIS:ERGEBNIS, HIS:Betreff und HIS:Grussformel werden durch die entsprechenden Werte im Dokument ersetzt.

Zusätzlich können Projektinformationen, sowie Informationen über alle Projektrelationen (Projektbeteiligte, Elterliche Sorge, Angehörige) und den aktuell angemeldeten Benutzer des Programms eingefügt werden.

Projektinformationen

Die Präfix ist PRO

Der Platzhalter für den angezeigte Name des Klientnamen ist PRO:Klientname

weitere Projekt Platzhalter

Projektrelationen und Mitarbeiter

Der Präfix für die Daten des angemeldeten Mitarbeiters ist MIT. Die weiteren Präfixe ergeben sich aus der Konfiguration (Untertyp) der Projektrelationen in den Hilfslisten.

Siehe dazu auch das Kapitel Hilfslisten Projektrelationen mit den Bereichen Projektbeteiligte, elterliche Sorge und Angehörige

Im Beispiel würde für einen zugeordneten Betreuer die Präfix BET verwendet und für eine zugeordneten Co-Betreuer COB.

Die weiteren Details kommen dann aus der hinterlegten Adresse.

Grundsätzlich kann bei Formularen, die für eine Adresse verwendet werden (Typ Allgemein) die Präfix ADR für die aktuell gewählte Adresse verwendet werden

weitere Adressen Platzhalter

Verträge:

Um in den Verträgen Informationen der Betreuer einfließen zu lassen, wie z.B. Eintrittsdatum oder Zusammenarbeitsvertrag wird der Präfix:ADR genutzt, da der Vertrag an die Adresse des Betreuers geschickt wird.

Das Eintrittsdatum ist dann ADR:Eintritt, Zusammenarbeitsvertrag ist ADR:Datum6