Hilfslisten

Allgemeines zu den Hilflisten

Hilfslisten werden an verschiedenen Stellen im Programm verwendet um wiederkehrende Informationen auswählbar zu machen oder um bestimmte Bereiche zu kategorisieren um später leicht eine Filterung der Daten zu erreiche oder bestimmte Statistiken zu führen.

Die Hilfslisten bestehen immer aus 4 informationen:

• Typ
  Der Typ legt fest, an welcher Stelle die Auswahlliste im Programm verwendet wird, die zur Verfügung stehenden Typen werden in den Unterpunkten der Hilfe zu den Hilfslisten angezeigt.
• Auswahl
  Das Feld Auswahl wird unterschiedlich verwendet. Bei manchen Hilfslistentypen wird hier eine besondere Beziehung eingetragen, bei manchen steht hier der Text der später in der Auswahl angezeigt wird.
• Untertyp
  Das Feld Untertyp wird vor allem für die Projektrelationen und den Zusammenhang mit den Formularen verwendet, aber auch für Adressdetails bei Adresstypen
• Beschreibung
  Bei einigen Auswahlfenstern wird die Beschreibung angezeigt.
  Um die bestehenden Einträge pro Typ ansehen zu können wählen Sie den Typ über die Auswahlbox aus.

Zur Anlage neuer Einträge klicken Sie auf Neu

Adresstyp

Um einen neuen Adresstypen anzulegen filtern Sie die Hilfslisten zunächst auf "Adresstypen" und klicken dann auf NEU

Tragen Sie einen zweibuchstabigen Code als Auswahl und eine Beschreibung ein.

Bei einigen Adressmerkmalen, Betreuer (BE), Klient (KL) und Mitarbeiter (MA) sind die Anzeigen in den Adressdetails etwas anders. Um einem Adresstyp zum Beispiel die gleichen Adressdetails wie einem Betreuer zuzuordnen wird der Code für den Adresstyp Betreuer als Untertyp eingetragen.

Adressmerkmal

Die Adressmerkmale können den Adressen zugeordnet werden um eine schnellere Suche und Filterung zu ermöglichen.

Lesen Sie bitte auch die Allgemeinen Informationen im übergeordneten Kapitel Hilfslisten!

Legen Sie einen neuen Datensatz als Typ Adressmerkmal an.

Füllen Sie die Felder Auswahl und Beschreibung.

Bei der Auswahl der Merkmale wird der Inhalt aus dem Feld Beschreibung angezeigt.

Auswahl der Merkmale die "be" enthalten im Bereich Adressen oder Kontakte.

Rollen (Projektbeziehungen)

Es ist möglich beliebig viele Rollen für die Zuordnung von Projektbeteiligten und Angehörigen hinzuzufügen.

Für die Projektbeteiligten muss man dazu den entsprechenden Adresstypen mit dazugehörigem Code herausfinden. Für Angehörige ist der Code AN.

Adresstyp Code

Filtern Sie in den Hilflisten auf den Typ Adresstypen und suchen Sie dann den entsprechenden Adresstypen heraus, zu dem eine zusätzliche Rolle entstehen soll.

Für Betreuer ist der Code z.B. 'BE'

Neue Rolle für Dritt-Betreuer

Um eine Rolle für einen weiteren Betreuer anzulegen, klicken Sie auf "neuen Datensatz hinzufügen"

Als Typ wählen Sie Rolle aus, in das Feld Auswahl wird der Code des Adresstyp (im Beispiel 'BE') eingetragen. Wichtig ist nun einp 3stelliger Untertyp. Dieser wird später in Formularen genutzt, wenn diese Rolle mit im Formular genutzt werden soll. Man könnte nun einen Brief an den (Haupt) - Betreuer  verfassen, der im Formular ganz normal mit den Platzhaltern HIS:???? genutzt wird und einen Hinweis im Formular, daß die Information an den Dritt-Betreuer <BE3:Vorname> <BE3:Nachname> weitergeleitet werden soll.

(Weitere Hinweise zu den Platzhaltern für Formularen finden Sie im Kapitel Stammdaten->Formulare->Platzhalter für Formulare)

Neue Rolle für Geschwister

Um eine Rolle für zusätzliche Angehörige anzulegen, klicken Sie auf "neuen Datensatz hinzufügen"

Als Typ wählen Sie Rolle Angehörige aus, in das Feld Auswahl wird der Code des Adresstyp (immer 'AN') eingetragen. Auch hier ganz wichtig ist nun einp 3stelliger Untertyp für die Nutzung in den Formularen.

Projekttyp

Die Projekttypen werden einer Maßnahme zugeordnet und später im Projekt angezeigt. Die Projekte können so gefiltert und statistisch ausgewertet werden.

Lesen Sie bitte auch die Allgemeinen Informationen im übergeordneten Kapitel Hilfslisten!

Legen Sie einen neuen Datensatz als Typ Projekttyp an.

Füllen Sie die Felder Auswahl und Beschreibung.

Bei der Auswahl der Merkmale wird der Inhalt aus dem Feld Auswahl angezeigt.

Auswahl der Projekttypen bei Anlage einer Maßnahme.

Projekt In-/Ausland

Standardmäßig können Projektmaßnahmen als Ausland oder Inland Maßnahmen klassifiziert werden.

Weitere Unterscheidungen sind möglich, in dem ein zusätzliche Auswahlmöglichkeit angelegt wird.

Klicken Sie im Bereich Stammdaten auf Hilfslisten und filtern Sie auf Projekt In-Ausland um die bisherigen Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen.

Klicken Sie auf "neuen Datensatz hinzufügen". Im Feld Auswahl wird der Text eingetragen, der auch in der Adresse zugeordnet wird und nach dem später gefiltert werden kann.

Region

Über die Regionen in Adressen und Projekten wird die Sichtbarkeit der Daten gesteuert 

Um neue Regionen anzulegen filtern sie die Hilfslisten auf Region um die bisherigen Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen. Klicken Sie auf "Neu". In den Feldern Auswahl und Beschreibung wird der Text eingetragen, der dann auch in der Adresse bzw. dem Projekt zugeordnet werden soll.